Mitarbeitergespräch: Richtig vorbereiten

Das Jahresgespräch steht vor der Tür – eine gute Gelegenheit, sich um seinen Job und seine Karriere zu kümmern. Damit das Gespräch glückt, ist die richtige Vorbereitung wichtig.

Kernfragen vorbereiten

Der erste Tipp fürs Personalgespräch: Machen Sie sich die Bedeutung klar und nehmen Sie sich die Zeit zur Vorbereitung. Denn selbstverständlich haben Sie sehr, sehr viel Arbeit und auch Ihr Privatleben will bewältigt bzw. genossen werden. Verständlich, dass da die Vorbereitung für das Jahresendgespräch leidet. Aber diese Zeit ist gut investiert.

Ihr Arbeitgeber wird nach einem festen Muster vorgehen – aber unabhängig davon sind folgende Fragen für Ihre Vorbereitung hilfreich:

• Was waren im letzten Jahr Ihre Aufgaben / Ziele?
• Welche Höhepunkte / Tiefpunkte gab es? (Das können ganz andere Ereignisse sein, als sie im Gespräch vor einem Jahr abgestimmt wurden!)
• Vergleichen Sie die Vorab-Planung mit dem tatsächlichen Ablauf des zurückliegenden Arbeitsjahres: Was geschah abweichend von den Erwartungen (bezogen auf Inhalte, Personen, Teams, Methoden, Aufgaben / Einsätze, Hürden)?
• Welcher Teil Ihrer Arbeit hat erkennbaren oder sogar messbaren Mehrwert für den Arbeitgeber geschaffen?
• Was war gut und kann daher so weiter gehen? (was Teil des gewöhnlichen Ablaufs ist, fällt leicht unter den Tisch – obwohl es nicht selbstverständlich ist, dass hier alles reibungslos läuft).
• Welche Tätigkeiten haben Ihnen am meisten Spaß gemacht? (bedenken Sie: Was immer Sie sagen – es wird auch mitgehört, was Sie NICHT sagen!)
• Welche wesentlichen Momente gab es im Kontakt mit Vorgesetzten? (egal, ob positiv oder negativ! Was kommt Ihnen als erstes in den Sinn? Wo war “verdichtete” Energie im Raum? Wo kochten die Emotionen hoch? Wo waren uneindeutige Situationen, die Ihnen heute noch im Kopf herum gehen?)
• Die gleichen Fragen wenden Sie bitte auf die Interaktion mit KollegInnen und KundInnen an.
• Was wollen Sie im nächsten Jahr angehen? (Inhalte/Aufgaben, Weiterbildung, Verantwortung)
• Was ist Ihre längerfristige Vorstellung Ihrer beruflichen Entwicklung? (inhaltliche Verantwortung, Personalverantwortung, fachlich, disziplinarisch).
• Was sind demzufolge wichtige Zwischenschritte fürs nächste Jahr?
• Wie ist Ihre Zufriedenheit beim Arbeitgeber? Wollen Sie wechseln bzw. unter welchen Bedingungen? Bereits in den nächsten 12 Monaten? Später?
• Welche privaten Pläne verfolgen Sie (Familienplanung, Reisen, Persönlichkeitsentwicklung, Weiterbildung, Sabbatical) und was bedeutet das für Ihre Arbeit im nächsten Jahr?
• Welches veränderte Vorgesetzten-Verhalten würde Ihnen wirklich helfen? (In der Regel ist das eine rechtzeitige, ehrliche und konstruktive Rückmeldung)

Machen Sie sich zu allen Fragen Notizen!

Perspektivenwechsel

Die schönste Vorbereitung bringt wenig, wenn Ihre Gesprächspartner eine völlig andere Agenda mitbringen. Auch dieser Möglichkeit sollten Sie bei der Vorbereitung Beachtung schenken!

Für diese Annahme spricht viel, denn aus Ihrer Perspektive sind Sie die Hauptperson, um die es geht. Aus der Sicht Ihres Chefs oder Ihrer Chefin sind Sie ein Teil eines Teams, um das es geht. Entscheidend ist für Ihre Gesprächspartner weniger ein einzelner Kopf, als die Funktionsfähigkeit und die Ergebnisse des gesamten Teams. Hier einige Fragen dazu:

• Was werden Ihre Gesprächspartner wahrscheinlich ins Spiel bringen? (greifen Sie auch hier auf den Maßstab emotionaler Erregung bzw. Irritation im letzten Jahr zurück).
• Welche Themen wurden von Ihren Gesprächspartnern im letzten Jahr wiederholt aufgebracht?
• Worauf legen diese bei Ihrer Arbeit Wert (obwohl Sie den Punkt entweder selbstverständlich finden oder gar nicht als Priorität teilen)?
• Was ist für deren eigene Zielerfüllung und Karriere wichtig? (Richten sie den Blick aufs gesamte Team und sich selbst als ein Teil davon.
• Welche Karriereschritte planen Ihre Chefs vermutlich?
• Wovon hängt es ab, dass sie diese erreichen?
• Was ist für Ihre Gesprächspartner privat – gerade – wichtig? (Sport, Freizeit, Familie, Gesundheit)

Ermessen Sie die vergleichsweise Bedeutung der Fragen in diesem und im vorigen Abschnitt weniger in der Anzahl der jeweils aufgeführten Fragen. Die Sichtweise Ihrer Gegenüber kann sehr viel wichtiger und bestimmender fürs Gespräch werden, als Ihre eigene.

Bereiten Sie eine komprimierte Botschaft vor

Der Ihnen zugeteilte Platz im Kopf Ihrer Vorgesetzten ist begrenzt: Nutzen Sie ihn aus! Überlegen Sie sich, nachdem Sie obige Fragen in Ruhe durchgegangen sind, welches die Hauptbotschaft ist, die Sie im Kopf Ihrer Gesprächspartner platzieren wollen. Das sollten ungefähr 5 Punkte sein.

Es mag sein, dass das Protokoll des Gesprächs mehrere Seiten lang ist. In Erinnerung bleiben trotzdem nur wenige Punkte. Sorgen Sie dafür, dass es Ihre Anliegen sind und Ihre Sicht ist, die das Ergebnis des Gesprächs prägt!

Ganz einfach ist das nicht. Probieren Sie daher ruhig verschiedene Versionen aus, bevor Sie sich festlegen. Ihre Botschaft muss insgesamt stimmig sein. Sie muss realitätsbezogen, mit Fakten belegbar / unstrittig sein und Ihren Wünschen wirklich dienen. Wenn Sie sich beispielsweise eine schöne Argumentation zurecht bauen, die auf einer überragenden Leistung Ihrerseits im letzten Jahr beginnt und zu Ihrer Beförderung im nächsten Jahr führt, sollte Ihre Leistung auch von anderer Seite so positiv beurteilt werden.

Um einem möglichen Missverständnis zu begegnen: Weder dürfen Sie das ganze Gespräch auf Ihre Punkte reduzieren. Noch soll Ihre Botschaft aus reinen Forderungen bestehen. Inhaltlich ist eine Mischung gefragt. Beispielsweise: (1) Ihr größter Erfolg im letzten Jahr / (2) Ihre Kernkompetenz, die sich – auch – daran zeigt / (3) der Nutzen fürs Unternehmen bzw. den Chef / (4) eine sinnvolle Weiterbildung oder herausfordernde Aufgabe fürs nächste Jahr / (5) der nächste Karriereschritt.

Bedenken Sie unbedingt mögliche Gegenargumente. Ihre Forderungen müssen gegen Einwände bestehen können. Ihre Chefs brauchen zwar nicht begeistert sein – aber sie sollen letztlich mittragen können, was Ihnen vorschwebt.

Führt Ihr Unternehmen stark über Zielvereinbarungen, müssen Sie möglicherweise noch einen weiteren Schritt gehen und Ihre Botschaft in solche Ziele übersetzen.

Zum guten Schluss: Besprechen Sie Ihre Vorbereitung mindestens mit einer Person Ihres Vertrauens. Im Optimalfall mit einem kompetenten Karriereberater.